مشكلة فوضى المستندات
- 1الفرق تعمل من مراجعات رسومات قديمة مما يسبب إعادة عمل مكلفة في الموقع
- 2سير عمل الموافقات يتم عبر سلاسل بريد إلكتروني بدون مساءلة أو تتبع
- 3مستندات الامتثال متناثرة عبر محركات الأقراص المشتركة مما يجعل التدقيق مرهقاً ويستغرق وقتاً طويلاً
قدرات التحكم بالوثائق من أركان
ثلاثة أنواع للرفع
ارفع الملفات كأدلة داعمة (صور الموقع، نتائج الاختبارات) أو مستندات مُراقَبة (خطابات، موافقات، بيانات طرق العمل، تقارير) أو ملفات مؤقتة، ولكل نوع نموذج بيانات وصفية ووسوم خاص به.
سجل الإصدارات مع الاستعادة
ارفع إصداراً جديداً مع تعليق إلزامي. يعرض كل إصدار من رفعه ومتى، ويمكن استعادة أي إصدار سابق ليصبح الإصدار الحالي.
مستوى الظهور والمجلدات المشفرة
حدد ظهور المستندات المُراقَبة للمسؤولين فقط أو لفريق المشروع، والملفات المؤقتة للمالك فقط أو لمستخدمي المشروع. يمكن تشفير المجلدات وتقييدها بأنواع وأحجام ملفات مسموحة وتواريخ انتهاء إلزامية.
الملفات المؤقتة والأرشفة
تُحذف الملفات المؤقتة تلقائياً بعد فترة الانتهاء التي تحددها (14 يوماً افتراضياً). ويمكن أرشفة المستندات غير المستخدمة يومياً في التخزين البارد واستعادتها عند الحاجة.
البحث والتصفية والإجراءات المجمعة
صفِّ حسب الكلمة المفتاحية ونوع المستند والحالة وتاريخ الرفع، وبدّل بين عرض الشبكة والقائمة، ونزّل الملفات أو احذفها أو انقلها دفعة واحدة.
عملية بسيطة من 4 خطوات
التنظيم: بناء شجرة مجلدات مع الرموز والتشفير وقواعد الرفع
الرفع: اختيار دليل داعم أو مستند مُراقَب أو ملف مؤقت، ثم إضافة البيانات الوصفية والوسوم
المراجعة: إرسال المستندات للمراجعة ثم الموافقة عليها أو رفضها
الصيانة: رفع إصدارات جديدة واستعادة الإصدارات السابقة وأرشفة الملفات في التخزين البارد
لمحة سريعة
أنواع الرفع
3
الأدلة الداعمة والمستندات المُراقَبة والملفات المؤقتة
سجل الإصدارات
قابل للاستعادة
يُحفظ كل إصدار مع من رفعه وتاريخه والتعليق
انتهاء الملفات المؤقتة
14 يوماً
مدة الانتهاء التلقائي الافتراضية، قابلة للتعديل لكل ملف
يعمل بسلاسة مع ميزات أركان الأخرى
التحكم بالوثائق يتكامل مع الرسومات ونمذجة معلومات البناء، التسليمات، محرك سير العمل والمزيد لحل إدارة بناء متكامل.
ميزات ذات صلة
استكشف الميزات الأخرى التي تعمل بشكل رائع مع التحكم بالوثائق