كل مستند. كل مراجعة. تحت السيطرة الكاملة.

ترفع إصداراً جديداً من المستند مع تعليق إلزامي. ويعرض سجل الإصدارات رقم كل إصدار وتاريخ رفعه ومن رفعه ونوع الإجراء والتعليق، ويمكن استعادة إصدار سابق ليصبح الإصدار الحالي.

يحتفظ كل مستند بإصدار حالي واحد في مدير الملفات، وتبقى الإصدارات السابقة في سجل إصداراته بدلاً من تداولها كملفات منفصلة. ولا يستخدم مدير الملفات رموز المراجعات أو حالة "ملغى/مستبدل"، لذا اتفق مع فريقك على طريقة تسمية المراجعات وإصدارها.

تتبع الصلاحيات أذونات الملفات (العرض والرفع والتحديث والحذف والتصدير). وتظهر المستندات المضبوطة للمسؤولين فقط أو لفريق المشروع، ويمكن ربطها بالشركات ذات العلاقة، أما الملفات المؤقتة فتظهر لصاحبها أو لمستخدمي المشروع. ويمكن تشفير المجلدات وتحديد أنواع الملفات وأحجامها المسموح بها.

نعم. من معاينة المستند يمكنك تقديمه أو اعتماده أو رفضه، وتظهر حالته كمسودة أو قيد المراجعة أو مُرسل أو معتمد أو نشط أو مؤرشف. أما المراجعات الرسمية متعددة الخطوات للمخططات التنفيذية والمواد فتتم عبر التقديمات.

يمكن أرشفة المستندات في التخزين البارد واستعادتها لاحقاً. وتُحذف الملفات المؤقتة تلقائياً، بعد 14 يوماً افتراضياً.